Web
Analytics

Zeven fouten die je kunt maken bij het voeren van een lastig gesprek, deel 2.

Fout 4: Negeer de emotie van de ander

Een lastig gesprek kenmerkt zich vooral doordat je gesprekspartner de boodschap als niet prettig ervaart, en dat brengt soms emoties met zich mee. Het is erg verleidelijk om de emotie van de ander te negeren. Redenen hiervoor kunnen zijn:

  • help, de ander gaat straks huilen, daar kan ik niet tegen
  • de ander wordt boos, daar heb ik geen zin in. Straks krijgen we nog een hele discussie
  • We zijn allemaal volwassenen hoor, als je hier niet tegen kunt, moet je maar op een bergtop in de Alpen gaan zitten.

Op zich heel voorstelbaar. Maar in dit soort gesprekken kun je als stelregel nemen: verstoring gaat voor. En een emotie is zo’n verstoring. Als je die negeert, mis je belangrijke informatie, mis je de persoon die tegenover je zit, en meestal zelfs beiden. Neem je gesprekspartner serieus en geef ruimte aan de emotie. Vermijd hierbij vooral fout 5:

Fout 5: Vul elke stilte op.

Stiltes zijn eng! Dus: babbelen maar! En dit is de manier om voorbij te gaan aan bijvoorbeeld emoties. Vergeet niet dat jij je hebt voorbereid op dit gesprek en je weet er dus al enige tijd van. Je gesprekspartner daarentegen kan overdonderd zijn, of verrast. Voor jou lijkt een stilte een eeuwigheid te duren, maar je gesprekspartner heeft intern een hele dialoog na het horen van jouw boodschap. Geef dus rustig de tijd, zodat je gesprekspartner de informatie kan verwerken, eventueel de emotie die opkomt kan verwoorden of vragen formuleren.

Fout 6: Negeer je eigen emotie.

Je eigen emotie negeren is een heel veel voorkomende fout. Vaak wordt er als volgt gedacht:

  • Het gaat nu niet om mij, dus ik blijf koel
  • Ik heb nu niets aan emoties, want ik heb een gesprek te voeren
  • De ander mag niet merken dat dit me raakt

Natuurlijk is het niet verstandig om je geheel te laten overspoelen door emoties. Maar als je je gesprek hebt voorbereid zal dat ook niet snel gebeuren. Toch kunnen ook bij jou emoties opkomen.

  • Je vindt de boodschap die je moet vertellen echt vervelend, en je zit ermee. Hier kun je aan het begin van het gesprek best kort iets over zeggen: “ ik merk dat ik het lastig vind, maar ik wil je dit toch zeggen”
  • Je hebt daadwerkelijk te doen met je gesprekspartner. Stel je voor de je slecht nieuws hebt verteld. Je kunt dan best aan je gesprekspartner vertellen dat je het zelf ook vervelend vindt. Doe dit wel zonder aan de inhoud van de boodschap iets af te doen. Ook kun je zeggen dat je begrijpt dat de ander baalt of boos is, na je verhaal. Ook hierbij doe je niets van de boodschap af.
  • Je hoort nieuwe informatie van je gesprekspartner die je echt raakt. Dit kan gebeuren en dat kun je ook niet voorbereiden. Jij spreekt iemand aan op het niet halen van deadlines, en het blijkt dat deze persoon pittige problemen heeft in de privesfeer. Laat merken dat jou dat ook iets doet. Het maakt je menselijk en zorgt voor verbinding met je gesprekspartner.

Fout 7: Blijf inhoudelijk.

Uit het voorgaande vloeit al voort dat alleen over inhoud praten een averechts effect heeft. Zorg er daarom voor dat je ook tijd een aandacht inruimt voor emotie en procedure. Een bekend schema is dat van een ijsberg:

       ----Inhoud----

     ----Procedure-----

   waterlijnwaterlijnwaterlijnwaterlijn

   ----Interactie----

       ----Gevoel----

Wat je als top van de ijsberg ziet, is maar een klein gedeelte van de hele berg. Maar als je er geen rekening mee houdt dat er onder de waterlijn ook nog een berg is, loop je averij op. Zo is dat ook in een lastig gesprek.

Waar loop jij tegenaan in een lastig gesprek?

0
0
0
s2sdefault

Zeven fouten die je kunt maken bij het voeren van een lastig gesprek.

Mijn definitie van een lastig gesprek: elk gesprek waar je tegenop ziet,of waar je gesprekspartner een emotionele reactie bij zal voelen.

Fout 1: Onvoorbereid het gesprek ingaan.

Bij het voeren van lastige gesprekken, is het vaak ook lastig en vervelend om er van te voren over na te denken. Precies de reden waarom het voorbereiden vaak uit de weg wordt gegaan. Daar komen allerlei zwaarwegende redenen aan te pas, zoals:

  • Ik ken deze persoon al goed, en we hebben een goede band, dus dit gesprek zal vast wel goed gaan.
  • Ik ben op mijn best als ik improviseer, dus dat ga ik nu ook doen.
  • Ik heb al vaker dit soort gesprekken gevoerd, dus het loopt wel los.
  • Dit is helemaal geen lastig gesprek! Toch? Welnee!

Het voorbereiden van een gesprek is wel degelijk belangrijk. Op deze manier neem je zowel jezelf als je gesprekspartner serieus. In de voorbereiding zou je mee moeten nemen: wat wil ik zeggen? ( in 1 zin), hoe gaat de ander reageren?, welke vragen kan ik verwachten?,wat is het doel dat ik in dit gesprek wil bereiken? Het is een goed idee om bij een echt lastig gesprek een goede trainingsacteur te vragen om het gesprek met je te oefenen. De trainingsacteur zet het gedrag neer dat lastig voor je is, zodat je daarmee kunt leren omgaan.

Fout 2: Stel je boodschap uit

Als je het over koetjes en kalfjes gaat hebben, wordt het steeds lastiger om werkelijk to the point te komen. Je gesprekspartner heeft geen idee waar het over gaat, en denkt dat het alleen wat chitchat is, of heeft de indruk dat er meer aan de hand is, maar omdat jij nergens over begint, doet hij dat ook maar niet.

Zorg er daarom voor dat je het doel van je gesprek aan het begin al helder maakt. Omdat je fout 1 niet gemaakt hebt, weet je ook wat het doel is. Een goede zin zou kunnen zijn: “Fijn dat je er bent. We zitten hier bij elkaar omdat ik me zorgen maak over uw zoon die bij mij in de klas zit” Of “Heb je het goed kunnen vinden? Ik heb dit gesprek aangevraagd, omdat er een fout in de offerte is geslopen, ik wil het daar graag met u over hebben.”

Fout 3: Geef de regie voor het gesprek uit handen.

Als je gesprekspartner op een gegeven moment doel en richting van het gesprek bepaalt, en het onderwerp dat je wilde aankaarten niet meer aan bod komt, dan ben je de regie kwijt geraakt. Een handig hulpmiddeltje hiervoor is om aan het begin van het gesprek een agenda vast te stellen. Het kan ook handig zijn om erbij te vermelden de je dit uit hoofde van je functie als (abc) doet. Als er bijvoorbeeld een externe klant bij je op gesprek is, die jou niet goed kent, dan zou dat als volgt kunnen: “Het doel van dit gesprek is de vertraging die project xyz heeft opgelopen. Ik maak me daar bezorgd om vanuit mijn rol als projectleider en daarom wil ik in dit gesprek inventariseren wat de oplossingen hiervoor zijn. Ik heb hiervoor een half uur de tijd” Ook als de ander nu de komende 10 minuten het woord heeft, dan heb je nog de regie, omdat je de kaders voor het gesprek glashelder hebt gemaakt.

0
0
0
s2sdefault