Web
Analytics

Zeven fouten die je kunt maken bij het voeren van een lastig gesprek.

Mijn definitie van een lastig gesprek: elk gesprek waar je tegenop ziet,of waar je gesprekspartner een emotionele reactie bij zal voelen.

Fout 1: Onvoorbereid het gesprek ingaan.

Bij het voeren van lastige gesprekken, is het vaak ook lastig en vervelend om er van te voren over na te denken. Precies de reden waarom het voorbereiden vaak uit de weg wordt gegaan. Daar komen allerlei zwaarwegende redenen aan te pas, zoals:

  • Ik ken deze persoon al goed, en we hebben een goede band, dus dit gesprek zal vast wel goed gaan.
  • Ik ben op mijn best als ik improviseer, dus dat ga ik nu ook doen.
  • Ik heb al vaker dit soort gesprekken gevoerd, dus het loopt wel los.
  • Dit is helemaal geen lastig gesprek! Toch? Welnee!

Het voorbereiden van een gesprek is wel degelijk belangrijk. Op deze manier neem je zowel jezelf als je gesprekspartner serieus. In de voorbereiding zou je mee moeten nemen: wat wil ik zeggen? ( in 1 zin), hoe gaat de ander reageren?, welke vragen kan ik verwachten?,wat is het doel dat ik in dit gesprek wil bereiken? Het is een goed idee om bij een echt lastig gesprek een goede trainingsacteur te vragen om het gesprek met je te oefenen. De trainingsacteur zet het gedrag neer dat lastig voor je is, zodat je daarmee kunt leren omgaan.

Fout 2: Stel je boodschap uit

Als je het over koetjes en kalfjes gaat hebben, wordt het steeds lastiger om werkelijk to the point te komen. Je gesprekspartner heeft geen idee waar het over gaat, en denkt dat het alleen wat chitchat is, of heeft de indruk dat er meer aan de hand is, maar omdat jij nergens over begint, doet hij dat ook maar niet.

Zorg er daarom voor dat je het doel van je gesprek aan het begin al helder maakt. Omdat je fout 1 niet gemaakt hebt, weet je ook wat het doel is. Een goede zin zou kunnen zijn: “Fijn dat je er bent. We zitten hier bij elkaar omdat ik me zorgen maak over uw zoon die bij mij in de klas zit” Of “Heb je het goed kunnen vinden? Ik heb dit gesprek aangevraagd, omdat er een fout in de offerte is geslopen, ik wil het daar graag met u over hebben.”

Fout 3: Geef de regie voor het gesprek uit handen.

Als je gesprekspartner op een gegeven moment doel en richting van het gesprek bepaalt, en het onderwerp dat je wilde aankaarten niet meer aan bod komt, dan ben je de regie kwijt geraakt. Een handig hulpmiddeltje hiervoor is om aan het begin van het gesprek een agenda vast te stellen. Het kan ook handig zijn om erbij te vermelden de je dit uit hoofde van je functie als (abc) doet. Als er bijvoorbeeld een externe klant bij je op gesprek is, die jou niet goed kent, dan zou dat als volgt kunnen: “Het doel van dit gesprek is de vertraging die project xyz heeft opgelopen. Ik maak me daar bezorgd om vanuit mijn rol als projectleider en daarom wil ik in dit gesprek inventariseren wat de oplossingen hiervoor zijn. Ik heb hiervoor een half uur de tijd” Ook als de ander nu de komende 10 minuten het woord heeft, dan heb je nog de regie, omdat je de kaders voor het gesprek glashelder hebt gemaakt.

0
0
0
s2sdefault