Web
Analytics

Missers en toppers van zomaar een vergadering.

Een MBO opleiding in de creatieve hoek, had me gevraagd om twee van hun vergaderdagen te faciliteren.

Interessante doelgroep voor mij als procesbegeleider, want deze creatieve docenten zijn heel goed in het genereren van ideeën, kunnen ook heel goed en uitgebreid hun mening verwoorden en er is duidelijk ruimte voor humor!              De uitdaging zit hem in het feit dat ze gemakkelijk van het ene naar het andere onderwerp springen. Als je niet oplet, ben je binnen een paar minuten totaal van het onderwerp af. Daarnaast vinden veel van deze docenten het niet gemakkelijk om te luisteren. Daardoor lijken er heel veel tegenstellingen te zijn, omdat ze heel veel zinnen starten met “ja, maar”. Als ik doorvraag blijken ze het toch vaak voor een groot gedeelte met elkaar eens te zijn.

Daarnaast had een van de docenten een onderzoek uitgevoerd naar de gang van zaken binnen hun vakgebied. Hij had elke docent uitgebreid gesproken en bevraagd. Natuurlijk had hij zelf ook een mening, maar in zijn onderzoek heeft hij zich zo neutraal mogelijk opgesteld. Omdat ik als procesbegeleider aanwezig was, kon hij zijn neutrale positie laten varen en ook als groepslid meedoen. Dit had een groot voordeel: hij wist er het meeste van, want hij had immers dit onderzoek gedaan! Maar het feit dat hij er het meest van wist, was ook een nadeel, want hij was veel en lang aan het woord. Dan is het mijn taak om te zorgen voor een min of meer evenwichtige verdeling in spreektijd.

Ook bleek dat belangrijke stukken voor het werkproces niet door alle docenten gelezen waren. Ze waren wel vier keer doorgestuurd. Dit bemoeilijkt het vergaderen enorm! Ten eerste omdat in eerste instantie niet duidelijk is dat mensen het niet gelezen hebben. Daar kom je achter als er een spraakverwarring ontstaat, en bij doorvragen blijkt dat de stukken niet gelezen zijn. Het enige wat je dan kunt doen is tijd inbouwen om de stukken te laten lezen, of er een mondelinge samenvatting van te geven.

Zelfs als stukken wel gelezen zijn, kan er nog onduidelijkheid zijn. Dan is het een definitiekwestie. Bij dit team waren er verschillende vakken die in de sfeer van leerlingbegeleiding vielen. Deze vakken hadden veel overlap met elkaar, en daardoor dacht de ene docent dat stagebegeleiding bij A hoorde, terwijl een ander vol hield dat het bij B ondergebracht zou moeten worden, en een derde dat juist bij C zou doen. Dan helpt het om een driedeling te maken, in overleg met alle docenten en de leidinggevende, zodat er geen spraakverwarring ontstaat en iedereen duidelijk op flap ziet wat waarbij hoort.

Na een fase waarin iedereen zijn mening kan uiten is het zaak om met duidelijke voorstellen te komen. Over die voorstellen kunnen best zorgen zijn, en die kun je tackelen door een nieuw voorstel in te dienen. De facilitator heeft hier een heel duidelijke rol, want voor je het weet schieten mensen in verhalen en/of drama’s.

In dit team ging het werken met voorstellen heel erg goed. Ze begrepen direct het nut van deze manier van werken, en bij het eerste punt zijn er zulke goede voorstellen gedaan, dat de leidinggevende er ontroerd van werd. Dat begreep ik, omdat het over een bezuinigingsronde ging, en dat is pittig!

Bij het tweede onderwerp, kwamen er wederom heel veel voorstellen op gang. Uiteindelijk strandde elk voorstel op hetzelfde bezwaar: we krijgen dit niet ingepast in het lesprogramma. Dat betekent dat er op beleidsniveau naar gekeken moet worden. Hoewel het jammer is dat er geen duidelijke uitkomst is, zijn er heel veel voorstellen gedaan, en genoteerd, waarnaar verder gekeken kan worden als het ( nieuwe) beleid duidelijk is.

 

0
0
0
s2sdefault